À la fin d’une journée, il vous est peut-être déjà arrivé d’avoir cette impression paradoxale : vous avez travaillé sans interruption, traité une multitude de sujets… mais vous avez le sentiment de ne pas avoir réellement avancé.
Pourtant, aucun problème majeur n’a forcément perturbé la journée.
Ce sont plutôt une succession de petites choses : une information recherchée plusieurs fois, une double saisie, une interruption au mauvais moment, une réunion qui déborde ou une tâche répétitive réalisée encore une fois manuellement.
Pris séparément, ces petits frottements paraissent insignifiants.
Additionnés sur une semaine, ils peuvent représenter plusieurs heures perdues — et surtout une sensation permanente de courir après le temps.
Le problème, c’est qu’ils deviennent rapidement invisibles. On finit par les considérer comme une façon normale de travailler.
C’est précisément pour les rendre visibles que j’ai créé une liste de contrôle efficience.
En une quinzaine de minutes, elle permet de faire un état des lieux de votre organisation, d’identifier les principaux points de friction et de choisir le premier levier d’amélioration.
À retenir
- Les pertes de temps proviennent souvent d’une accumulation de petits frottements plutôt que d’un problème unique.
- Les habitudes finissent par masquer ces inefficacités.
- Une checklist aide à objectiver la situation.
- L’objectif n’est pas d’obtenir un bon score, mais de choisir un premier axe d’amélioration.
- Refaire régulièrement l’exercice est plus utile qu’un audit ponctuel.
Pourquoi les petites pertes de temps sont si difficiles à repérer
Un problème important attire naturellement l’attention.
Une panne bloque l’activité. Une erreur client oblige à réagir. Un retard critique devient immédiatement visible.
Les petits frottements, eux, passent beaucoup plus facilement sous le radar.
Cinq minutes pour retrouver un document.
Trois minutes pour recopier une information dans un autre outil.
Dix interruptions dans une journée.
Une réunion de trente minutes qui aurait pu durer quinze.
Une procédure connue d’une seule personne qu’il faut régulièrement solliciter.
Pris individuellement, aucun de ces événements ne semble mériter un chantier d’amélioration.
Mais leur accumulation finit par ralentir durablement l’organisation.
Une double saisie de cinq minutes effectuée dix fois par jour représente déjà plus de quatre heures sur un mois de vingt jours ouvrés.
C’est pourquoi améliorer son efficience ne consiste pas forcément à chercher une transformation spectaculaire. Il s’agit souvent de rendre visibles les petites frictions qui se répètent suffisamment pour devenir coûteuses.
Pourquoi utiliser une checklist ?
Lorsqu’on souhaite améliorer son fonctionnement, le premier réflexe consiste souvent à chercher des solutions : un nouvel outil, une nouvelle méthode, une nouvelle organisation.
Pourtant, il est difficile d’améliorer ce que l’on ne voit pas clairement : ces leviers seront peut-être pertinents, si l’on sait précisément où agir.
Une checklist inverse cette logique : elle ne cherche pas d’abord à résoudre les problèmes, elle sert d’abord à les faire apparaître.
En parcourant une série de questions simples, vous obtenez rapidement une photographie de votre fonctionnement actuel.
Certaines réponses confirmeront que vos pratiques sont déjà solides. D’autres révéleront des habitudes qui, avec le temps, sont devenues tellement naturelles qu’elles n’étaient plus remises en question.
L’objectif n’est donc pas d’obtenir un « bon score », mais d’identifier les quelques points qui auront le plus d’impact si vous décidez de les améliorer.
Comment utiliser cette liste
L’exercice est volontairement simple. Elle peut être parcourue en une quinzaine de minutes, seul(e) ou avec votre équipe.
Pour qu’il soit réellement utile, trois principes sont importants.
Répondez sur la réalité, pas sur l’intention
Ne vous demandez pas :
Est-ce que je devrais faire cela ?
Demandez-vous plutôt :
Est-ce que je le fais réellement aujourd’hui ?
Une réponse honnête vaut toujours mieux qu’une réponse idéale.
L’objectif n’est pas de mesurer vos intentions, ni de réaliser un audit de conformité : l’objectif est de décrire votre fonctionnement actuel.
Ne cherchez pas le score parfait
Une case laissée vide n’est pas un échec, c’est simplement un indicateur.
Elle montre qu’il existe probablement un point d’amélioration ou, au contraire, qu’un choix a été fait en toute connaissance de cause.
Certaines cases resteront peut-être volontairement décochées, et c’est parfaitement normal. L’important est de savoir pourquoi.
Ne cherchez pas à tout améliorer
C’est probablement la règle la plus importante : à la fin de l’exercice, vous aurez peut-être identifié huit ou dix pistes d’amélioration.
Résistez à la tentation de toutes les traiter ! Choisissez-en trois, puis concentrez-vous sur un seul point à traiter cette semaine.
Supprimer un frottement concret produit davantage de résultats que lancer simultanément plusieurs chantiers sans jamais les terminer.
La liste de contrôle
Les vingt points sont répartis en cinq catégories qui concentrent la majorité des pertes de temps observées dans les petites structures.
Prenez quelques minutes pour répondre honnêtement à chaque affirmation.
Ne cherchez pas à obtenir le meilleur score possible : une case laissée vide est souvent plus intéressante qu’une case cochée.
1. Organisation et priorités
- ☐Mes trois priorités de la semaine sont écrites quelque part, en dehors de ma tête.
- ☐Je sais distinguer, dans ma liste actuelle, ce qui est urgent de ce qui est important — et tout n’est pas classé « urgent ».
- ☐Il existe un endroit unique où atterrissent toutes mes tâches, quelle que soit leur origine.
- ☐Je sais, en fin de semaine, ce que j’ai réellement terminé.
- ☐Je n’ai pas plus de trois dossiers réellement ouverts en même temps.
Cette première catégorie concerne la façon dont vous pilotez votre activité au quotidien.
Des priorités floues, des tâches dispersées ou un trop grand nombre de sujets ouverts simultanément génèrent souvent des pertes de temps invisibles.
À l’inverse, une organisation claire facilite les arbitrages et limite les changements de contexte.
2. Tâches répétitives
- ☐J’ai identifié les tâches que je refais à l’identique chaque semaine.
- ☐Celles qui peuvent l’être disposent d’un gabarit ou d’un modèle prêt à l’emploi.
- ☐Je ne ressaisis pas la même information d’un outil à un autre.
- ☐Les tâches purement mécaniques de mon activité sont automatisées, ou j’ai décidé explicitement de ne pas les automatiser.
Les tâches répétitives ne sont pas forcément un problème. Elles deviennent coûteuses lorsqu’elles mobilisent inutilement votre temps ou votre attention.
Cette partie de la checklist vous aide à repérer les tâches qui pourraient être simplifiées, standardisées ou automatisées… mais aussi celles qui sont déjà suffisamment efficaces pour ne pas mériter d’être modifiées.
3. Communication et interruptions
- ☐J’ai une idée du nombre d’interruptions que je subis dans une journée.
- ☐Mes échanges importants sont tracés dans un endroit consultable, pas perdus dans des fils de discussion.
- ☐Chaque type d’information a un canal attribué, connu de tous.
- ☐Je dispose d’au moins une plage quotidienne sans notifications.
- ☐Mes réunions récurrentes ont un ordre du jour fixe et une durée respectée.
Une bonne communication ne consiste pas à échanger davantage, mais à faire circuler la bonne information au bon moment.
Cette catégorie permet d’identifier les interruptions, les échanges dispersés ou les habitudes qui nuisent à la concentration et à la coordination de l’équipe.
4. Documentation
- ☐Une personne arrivant demain pourrait retrouver seule l’essentiel des informations dont elle a besoin.
- ☐Mes procédures clés sont écrites, pas seulement dans la tête de celui qui les exécute.
- ☐Mes documents de référence sont à un seul endroit, dans une version unique.
Lorsque l’information repose uniquement sur la mémoire des personnes, elle devient difficile à transmettre et fragile dans le temps.
Ces quelques questions permettent d’évaluer si votre documentation accompagne réellement votre activité au quotidien.
5. Outils
- ☐Je n’utilise pas trois outils là où un seul suffirait.
- ☐Mes outils communiquent entre eux, ou j’ai identifié les recopies manuelles qu’ils imposent.
- ☐Je paie uniquement des abonnements que j’utilise réellement.
Les outils sont censés simplifier le travail. Pourtant, ils peuvent aussi créer de nouveaux frottements : doubles saisies, multiplication des logiciels ou abonnements devenus inutiles.
Cette dernière catégorie invite à prendre un peu de recul sur votre environnement de travail, afin de vérifier qu’il vous fait réellement gagner du temps.
Et maintenant : la partie décisive
Une fois les vingt points passés en revue, résistez à l’envie de corriger immédiatement tout ce qui vous semble perfectible.
C’est une réaction naturelle : lorsqu’on identifie plusieurs pistes d’amélioration, on a envie de toutes les traiter en même temps.
C’est pourtant le meilleur moyen de n’en mettre aucune en oeuvre durablement.
Le nombre de cases cochées n’a finalement que peu d’importance. Ce qui compte surtout, c’est où se trouvent les cases vides, combien de temps elles vous coûtent et ce que vous allez en faire.
Repérez les trois frottements les plus coûteux
Commencez par identifier les trois points qui vous font perdre le plus temps.
Attention ! Ne choisissez pas nécessairement ceux qui vous énervent le plus : cherchez ceux qui consomment réellement le plus de temps.
Une tâche désagréable de dix minutes réalisée une fois par semaine est parfois souvent moins coûteuse qu’une manipulation anodine répétée plusieurs dizaines de fois.
Si vous hésitez entre plusieurs points, posez-vous une questions simple :
Si je supprimais complètement ce frottement, lequel me ferait gagner le plus de temps sur un mois ?
Vous pouvez utiliser une estimation très simple : temps perdu à chaque occurrence × fréquence
Pas besoin d’obtenir un chiffre parfaitement exact, l’objectif est uniquement de comparer les différents frottements entre eux.
Choisissez-en un seul
Parmi les trois points identifiés, choisissez celui qui présente le meilleur rapport entre effort nécessaire et gain potentiel. Puis traitez uniquement celui-ci.
Cette contrainte peut sembler frustrante, mais elle est volontaire.
L’amélioration continue ne consiste pas à lancer un maximum d’initiatives : elle consiste à terminer les améliorations engagées avant d’en ouvrir de nouvelles.
Supprimer durablement un seul frottement aura souvent plus d’effet que cinq projets commencés en parallèle.
Cela peut signifier :
- créer un modèle ;
- supprimer une étape ;
- centraliser une information ;
- désactiver certaines notifications ;
- revoir une réunion ;
- documenter une procédure ;
- connecter deux outils ;
- ou simplement décider qu’une tâche ne mérite plus d’être réalisée.
Une fois ce premier changement réellement installé, vous pourrez passer au suivant.
Programmez votre prochaine revue
La checklist n’est pas un exercice à réaliser une seule fois.
Votre activité évolue, vos outils changent, vos habitudes aussi.
Prenez quelques secondes pour inscrire une nouvelle revue dans votre agenda, dans environ trois mois.
Les problèmes que vous identifiez aujourd’hui ne seront probablement pas exactement les mêmes lors de votre prochaine revue : certains auront disparu, d’autres apparaîtront.
Et c’est précisément cette évolution qui permet de constater que votre organisation progresse.
Pourquoi une liste plutôt qu’un audit ?
Une checklist et un audit poursuivent deux objectifs différents.
Un audit cherche à comprendre en profondeur le fonctionnement d’une organisation. Il mobilise davantage de temps, d’analyse, et parfois plusieurs personnes.
En contrepartie, il permet d’obtenir une vision très détaillée d’un processus ou d’une activité.
Une checklist est beaucoup plus légère. En quinze minutes, elle permet de prendre du recul sur son fonctionnement quotidien, de détecter rapidement quelques points de vigilance et de décider où concentrer ses prochains efforts.
Les deux démarches ne s’opposent donc pas, elles peuvent même être complémentaires : l’audit cherche la profondeur, la checklist cherche la régularité.
Pour de nombreuses petites structures, cette régularité constitue déjà un excellent point de départ vers une démarche d’amélioration continue.
Une démarche qui s’inscrit dans l’amélioration continue
Cette checklist ne remplace pas les méthodes présentées sur Excelsi’Ops : elle les complète.
Les points que vous identifierez pourront par exemple servir de point de départ pour un cycle PDCA, orienter une revue de processus ou mettre en évidence des difficultés liées à la communication interne.
Autrement dit, la checklist ne vous dit pas comment résoudre chaque problème. Elle vous aide d’abord à répondre à une question essentielle : par quoi est-il le plus pertinent de commencer ?
C’est souvent cette première étape qui fait la différence entre une amélioration réellement engagée et une bonne idée qui restera sur une liste de tâches.
Téléchargez la liste de contrôle en version imprimable
Vous pouvez tout à fait revenir sur cet article à chaque fois que vous souhaitez refaire l’exercice.
Si vous préférez toutefois disposer d’un support dédié, la Liste de contrôle efficience est également disponible en version PDF sur Praxea. Elle reprend l’ensemble des vingt points de contrôle, accompagnés d’une grille d’interprétation et d’une fiche de suivi pour préparer votre prochaine revue.
Le document est disponible sur Praxea au prix libre. Vous pouvez donc saisir 0 € pour le télécharger gratuitement, ou choisir un montant si vous souhaitez soutenir la création de nouvelles ressources pratiques.
En résumé : commencez par rendre les frottements visibles
Les plus grandes pertes de temps ne sont pas toujours les plus visibles.
Elles se cachent souvent dans les habitudes du quotidien, ces habitudes que l’on ne remarque plus : une information saisie deux fois, une réunion devenue automatique, une interruption permanente, un document introuvable ou une tâche répétée exactement de la même manière depuis des mois.
La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas nécessaire de transformer toute son organisation pour commencer à gagner du temps.
Commencez par rendre ces petits frottements visibles.
Choisissez-en un.
Améliorez-le.
Puis recommencez dans quelques mois.
C’est précisément ainsi que progresse une organisation : non pas grâce à une transformation spectaculaire, mais grâce à une succession d’améliorations simples, concrètes et durables.
